Bestyrelsens forretningsorden

Forretningsorden

for

Halsnæs Vandforsyning a.m.b.a

§ 1

Organisering

Umiddelbart efter en generalforsamling, hvor valg til bestyrelsen har fundet sted, træder bestyrelsen sammen og konstituerer sig med formand, næstformand, kasserer og sekretær. Kassereren tilser vandværkets overordnede økonomiske forhold, herunder likviditetsudvikling. Opgaven kan eventuelt overgives til formanden eller vandværkets generalforsamlingsvalgte revisor.

Bestyrelsen ser sig selv som en strategisk bestyrelsen, hvilket er ensbetydende med, at den ikke udfører driftsbaserede opgaver eller foretager sagsbehandling.

Det er således bestyrelsen opgave at beslutte

• overordnede ledelsesmæssige forhold
• budget herunder takstfastsættelse
• overordnet økonomisk styring
• vedtægt og regulativ
• større anskaffelser og anlægsarbejder
• strategisk planlægning
• beredskabsniveau og risikostyring
• kvalitetsmæssige forhold og serviceniveauer i forhold til forbrugerne
• plan- og strategiske forhold til myndigheder
• forhold af ’politisk’ karakter
• tilrettelægge generalforsamlinger
• udarbejde rammer der sikrer, at ansat personale i det daglige udfører de opgaver vandværket er forpligtet til jf. vedtægt og regulativ
• mm.

Sagsbehandling i forbindelse med bestyrelsens beslutningsoplæg udføres enten af formanden – vandforsyningschefen, eksterne partnere eller andre, efter aftale med formanden.

Vandværkets daglige leder er vandforsyningschefen. Bestyrelsen ansætter/afskediger vandforsyningschefen. Bestyrelsen træffer beslutning om antallet af ansatte, mens vandforsyningschefen foretager de konkrete ansættelser/afskedigelser af personale.

I tilfælde af formandens forfald erstattes denne generelt af næstformanden.

Formanden er bindeled mellem bestyrelse og vandforsyningschefen.

§ 2

Møderrammer

Ordinære bestyrelsesmøder afholdes normalt ca. hver anden måned.

Formanden indkalder til ekstraordinære bestyrelsesmøder, hvis det findes fornødent, eller hvis to bestyrelsesmedlemmer ønsker det.

Bestyrelsesmedlemmer der har ønske om at få optaget et punkt på dagsordenen henvender sig til formanden herom. Indkaldelse til bestyrelsesmøde ønsket af to eller flere medlemmer skal ske senest fire dage efter modtagelse af begæring. Et sådant møde skal afholdes inden 3 uger fra begæringens modtagelse.

Når vandforsyningschefen har sager, der ønskes behandlet af bestyrelsen, rejses disse via formanden.

Formanden indkalder skriftligt til bestyrelsesmøder med mindst 5 dages varsel med angivelse af dagsorden. Formanden redigerer dagsordenen og har ansvaret for, at alle sager der er kommet siden sidste møde fremlægges.

Dagsordenen indrettes så beslutningerne nemt (via tekstbehandling) kan påføres efter møderne.

Formanden er ansvarlig for, at der før mødet er sket en sagsbehandling af punktet, og at denne sagsbehandling kommer til udtryk i dagsordenen så det tydeligt fremgår hvorfor punktet behandles, hvad der skal tages stilling til, hvilke handlemuligheder bestyrelsen har, og hvilke konsekvenser (f.eks. økonomiske) der er knyttet til de enkelte handlemuligheder. Dette for at sikre, at alle bestyrelsesmedlemmer har en ensartet tilgang/baggrundsviden til det punkt der skal behandles.

Dagsorden til ordinære bestyrelsesmøder skal altid minimum omfatte:

-       Godkendelse af dagen dagsordenspunker

-       Godkendelse af referat fra sidste møde

-       Driftsrapport (herunder evt. driftsforstyrrelser, ledningstab, ’sager’ med forbrugere, vandkvalitet, status igangværende arbejde, tilgang/afgang af andelshavere)

-       Økonomisk status (råbalance og likviditet)

-       Konkrete punkter til behandling/orientering

-       Eventuelt, dvs. drøftelser uden endelige beslutninger.

§ 3

Mødeledelse og –referater, afstemning mm.

Formanden leder møderne. Ved formandens og næstformandens samtidige forfald vælger de fremmødte selv en mødeleder for det pågældende møde. Den der påtager sig rollen, har samme ansvar og forpligtelse som formanden så længe denne rolle indtages.

Bestyrelsen er ikke beslutningsdygtig med mindre mindst halvdelen af de stemmeberettigede medlemmer er til stede. Afgørelser i bestyrelsen sker ved simpelt flertal. Ved lige stemmetal, er formandens stemme afgørende jf. vedtægten

Afgørelse kan kun træffes i sager, der er optaget i den udsendte dagsorden, med mindre sagen ikke tåler udsættelse til næste bestyrelsesmøde, og de tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer enstemmigt beslutter at optage sagen på dagsordenen.

En sådan beslutning iværksættes ikke, før de fraværende medlemmer har modtaget kopi af beslutningsreferatet.

Der føres ikke forhandlingsprotokol fra bestyrelsesmøder. Sekretæren sørger for at beslutningerne påføres dagsordensteksten, så der derved dannes et beslutningsreferat. Beslutningsreferatet godkendes og underskrives under næste møde.

Sekretæren sørger for, at alle bestyrelsesmedlemmer får kopi af dagsordenen med påførte beslutninger inden 14 dage efter mødet.

Ved mødeaktivitet der ikke er bestyrelsesmøder, f.eks. møder med rådgivere hvor bestyrelsen deltager, fører sekretæren en forhandlingsprotokol.

Formanden, har ansvaret for, at bestyrelsesbeslutninger bliver udført som besluttet, og for at kommunikere beslutningerne ud til vandforsyningschefen i nødvendigt omfang.

Intet bestyrelsesmedlem må deltage i afgørelser af spørgsmål, der har personlig eller økonomisk interesse eller betydning for ham. I forbindelse med bestyrelsens behandling af klager fra andelshavere, fremgår navn på klager ikke i dagsordenen, og oplyses ikke før sagen er færdigbehandlet, idet navnet principielt er sagen uvedkommende og kan bringe de enkelte bestyrelsesmedlemmers habilitet i tvivl hvis de kender klager.

Vandforsyningschefen, revisor, ingeniør eller andre, bestyrelsen har indbudt som sagkyndige, kan deltage i drøftelserne i det omfang, ingen bestyrelsesmedlemmer gør indsigelser herimod.

Sagkyndige, der tilkaldes til et bestyrelsesmøde, skal være anført på indkaldelsen.

Vandforsyningschefen deltager normalt i bestyrelsesmøderne.(uden stemmeret).

Formanden eller en af bestyrelsen udpeget presseansvarlig, tegner bestyrelsen i forhold til pressen.

§ 4

Administrativ styring

Vandforsyningschefen er daglig leder af ansatte.

Det årlige budget er omdrejningspunktet og helt vitalt for al aktivitet i Halsnæs Vandforsyning.

Budgettet dækker de almindeligt forekommende driftsudgifter konto for konto, og danner dermed økonomisk ramme for de udgifter, der kan afholdes, og for de projekter, der må igangsættes i årets løb. Anlægsøkonomi/Projektøkonomi styres i vandværkets regnskabssystem, der også indeholder anlægskartotek. Budgetterede projekter igangsættes efter aftale mellem vandforsyningschefen og formanden/næstformanden. Almindelige budgetterede driftsudgifter, der ligger indenfor rammerne af budgetspecifikationen, kan umiddelbart disponeres af vandforsyningschefen.

Oplæg til budget for det kommende år udarbejdes i årets 4. kvartal, og besluttes af bestyrelsen i januar. Bestyrelsen beslutter endvidere eventuelle ønsker/behov om ændringer i årets løb. Budgettet forelægges til orientering for Generalforsamlingen.

Herudover arbejdes der med langstidsbudgetter, der matcher de perioder som Forsyningssekretariatet har fastlagt indtægtsrammer for.

Forslag til budget udarbejdes primært af vandforsyningschefen. Den ansatte revisor, formanden og kassereren, involveres i budgetprocessen. Budgetbeløb specificeres konto for konto, og budgettallene periodiseres månedsvis i regnskabssystemet, således at saldobalancer med forbrugstal nemt og nøjagtigt kan udtrækkes af bogføringssystemet.

Der skal være budgetmæssig dækning på den konkrete konto, før indkøb kan foretages.

Betaling af regninger og bogføring heraf skal ske samtidig.

Vandforsyningschefen er ansvarlig for at budgettet overholdes konto for konto, og for at kontering af regninger sker i overensstemmelse med bogføringsloven og vandværkets kontoplan. 

Regninger skal før betaling, være anvist af kassereren eller formanden, før regnskabsføreren kan foretage betaling. En ydelse, der beløbsmæssigt er under 50.000 kr. kan dog efteranvises, hvis det ikke er muligt, at få regningen anvist til tiden.

Vandforsyningschefen er ansvarlig for levering af en saldobalance konto for konto.- Balancen skal vise 1) årets budget, 2) periodiseret budget og 3) aktuelt forbrug på alle driftskonti.

Vandforsyningschefen konterer/attesterer, (dvs. indestår for at regningsydelsen er ok) regninger og fører daglig kontrol med, at budgettet overholdes.

Ved truende budgetoverskridelser underretter regnskabsføreren omgående vandforsyningschefen, der undersøger sagen og årsagerne nærmere, med henblik på at udarbejde forslag til afhjælpning. Straks herefter underrettes formanden. Sådanne sager forelægges senest på førstkommende bestyrelsesmøde.

Den ansatte regnskabsfører fører selskabets regnskaber i overensstemmelse med gældende lovgivning, vedtægter og generalforsamlingsbeslutninger, og skal løbende sikre de nødvendige regnskabsmæssige afstemninger af bankbeholdninger, opkrævninger mm.

Regnskabsfører og vandforsyningschef har prokura til en mindre kassebeholdning til daglige driftsudgifter i overensstemmelse med bestyrelsens beslutning herom.

Kassereren eller formanden skal sikre, at bestyrelsen løbende modtager information om den kort- og langsigtede likviditet, på baggrund af det vedtagne budget og forbrug. Desuden er det vedkommendes opgave at tage initiativ til forelæggelse af aktiviteter til hensigtsmæssige reguleringer.

I henhold til vedtægten er der knyttet en statsautoriseret eller registrertet revisor til regnskabsfunktionen. Revisoren udfører alm. revision, opstiller årsregnskab og deltager i generalforsamling mm. efter aftale.

Senest revideret efter bestyrelsesmøde den 02.04.2020, hvor ændring i bestyrelsens konstituering blev foretaget.